Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг — удобное и эффективное решение. Однако ответственность за правильность и своевременность отчетности остается на компании — клиенте. В 2025 году Федеральная налоговая служба усилила контроль: штрафы за просрочки и ошибки в электронной отчетности становятся строже, а блокировка счетов — реальной угрозой. Чтобы избежать неприятностей, важно регулярно проверять качество работы аутсорсинговой компании. Компания «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии» подготовила для вас простой чек-лист для контроля.
Содержание
Зачем нужен контроль?
Аутсорсинговая компания берет на себя ведение бухгалтерии, но вы несете ответственность перед налоговыми органами. Регулярный контроль поможет убедиться, что все отчеты сданы вовремя, данные корректны, а ошибки оперативно исправляются. Это снижает риски штрафов и блокировок счетов.
Чек-лист для эффективного контроля
1. Доступ к электронному документообороту
- Проверьте, что у вас есть вход в облачную систему, где хранятся все необходимые документы:
- Скан-копии сданных деклараций (НДС, УСН, НДФЛ);
- Электронные счета-фактуры и акты сверок;
- Журналы операций по банку и кассе.
- Обязательно проверяйте статус документов: «подписано», «отправлено в ФНС», «принято». Это подтверждает, что отчет действительно сдан.
2. Сверка сроков отчетности
- Запросите у аутсорсинговой компании график сдачи ключевых отчетов:
- Декларация по НДС — не позднее 25 числа следующего месяца;
- Расчеты по страховым взносам — до 30 числа;
- Отчеты в Пенсионный фонд — до 15 числа.
- Отслеживайте исполнение через уведомления в личном кабинете ФНС.
3. Проверка данных бухгалтерского учета
- Раз в месяц сверяйте:
- Остатки на расчетном счете и в кассе с банковскими выписками;
- Начисленную заработную плату с учетом минимального размера оплаты труда (МРОТ — 35 000 рублей в 2025 году);
- Корректность учета НДС, особенно при работе с электронными счетами-фактурами.
4. Аудит изменений в законодательстве
- Уточняйте, как аутсорсинговая компания адаптирует учет к новым требованиям законодательства. Например:
- Внедрение обновленных XML-схем для деклараций;
- Учет цифровых активов (криптовалюты, токены) в соответствии с Федеральным законом № 259-ФЗ.
5. Работа с ошибками
- В договоре с аутсорсинговой компанией должны быть прописаны:
- Сроки исправления ошибок — не более 2 рабочих дней;
- Ответственность подрядчика за штрафы, возникшие вследствие его ошибок.
- Регулярно проверяйте уведомления из ФНС в личном кабинете — их отсутствие говорит о надежности сервиса.
6. Контроль безопасности данных
- Убедитесь, что компания:
- Хранит документы в зашифрованном облаке;
- Использует двухфакторную аутентификацию для доступа;
- Регулярно обновляет квалифицированные электронные подписи (КЭП).
Что изменилось в 2025 году?
- Автоматические штрафы: просрочка сдачи отчетности на один день приводит к блокировке счетов спустя 72 часа.
- Интеграция с ФНС: налоговая инспекция напрямую запрашивает документы из облачных архивов подрядчика.
- Повышенные требования к КЭП: квалифицированная электронная подпись должна обновляться каждые 15 месяцев.
Как реагировать на проблемы?
- Запросите отчет: аутсорсинговая компания обязана предоставить детализацию выполненных работ и копии отправленных документов.
- Проведите встречу: обсудите выявленные несоответствия и согласуйте план исправительных действий.
- Смените подрядчика: если ошибки повторяются, переход на нового исполнителя займет не больше недели.
Пример из практики
Индивидуальный предприниматель Ковалёва обнаружила расхождение в учете НДС. Аутсорсинговая компания «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии» оперативно предоставила исправленные документы в течение одного дня и компенсировала штраф, что позволило избежать блокировки счетов и дополнительных проблем.
Итог: контроль — ваша гарантия спокойствия
Передавая бухгалтерию на аутсорсинг, оставайтесь вовлечённым в процесс. Используйте этот чек-лист хотя бы раз в месяц — это займет 2–3 часа, но значительно снизит риски финансовых потерь. Надёжный партнер не скрывает информацию, всегда готов к открытому диалогу и быстро реагирует на любые вопросы.
Компания «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии» предлагает полный спектр услуг с прозрачным контролем и надежной защитой интересов клиентов. Свяжитесь с нами, чтобы убедиться в качестве профессионального бухгалтерского сопровождения!
